Når man skal indrette et mødelokale, er det let at blive utålmodig og gå i gang med at indrette uden at tænke grundigt over formålet med det nye rum. Efter et stykke tid kan det minde os om, at det nogle gange er godt at tænke sig om – før. Der er mange aspekter, der skal overvejes, hvis du vil lære at designe et konferencelokale, der er tilpasset til smidige og effektive møder. I dette blogindlæg gennemgår vi alt, hvad du har brug for at vide for at skabe et smart, tilpasset og personligt konferencelokale.

Indretning af konferencelokaler med farver

Beige og varme farver er ofte beroligende og at foretrække, hvis du skal bruge et videokamera under møderne. Årsagen er, at der med stærke farver er risiko for, at kameraets hvidbalance giver mødedeltagernes ansigter en ubehagelig farve. Hvis kameraet er noget, du vil bruge mere sjældent end ofte, kan farver i stedet være noget, der bringer glæde og kreativitet.

Hvis man beslutter sig for at bruge farver på væggene, kan det derfor være interessant at vide, hvad man siger om farvernes betydning for humør og velvære. Mange af de konferencemøbler, der fremstilles, er farverige, så husk det, hvis du vil have farvede vægge.

Farvernes betydning for vores humør

• Rød – Aktiverer og giver energi, repræsenterer styrke og mod.
• Orange – Skaber kreativitet, engagement og kommunikation.
• Gul – Bringer optimisme, glæde og viljestyrke.
• Grøn – Repræsenterer vækst, harmoni og fokus.
• Lilla – Bringer kreativitet til live og anses for at være den mest luksuriøse farve.
• Blå – Repræsenterer ro, intelligens og sikkerhed.

Hvis du vil lære mere om farvepsykologi, anbefaler vi Kinnarps artikel om farvernes indflydelse.

Tip: Find ud af, hvor solen står i forhold til, hvor vinduerne er. Med disse oplysninger kan du vurdere, hvor meget lys du vil have på gardiner eller anden lysafskærmning. Har du nok lys til at holde deltagerne vågne uden at blænde dem med solens skarpe stråler?

Indretning af et konferencelokale

Valg af konferencebord

Lokalets størrelse sætter naturligvis nogle begrænsninger for, hvordan du kan indrette konferencelokalet. Det er ofte muligt at placere et stortkonferencebord i et lille lokale, men det kan føre til trængsel og til, at nogle konferencedeltagere føler sig trængt og ubekvemme. Du skal måle både den lange og den korte side, så du ved, hvor meget gulvplads du har at gøre godt med.

Vigtigheden af at have nok møbler uden at være for overfyldt er en udfordring, vi håber at kunne overvinde. Derfor vil vi gerne give dig to grundlæggende regler, som du kan bruge, når du indretter et konferencelokale.

1. Lad der være mindst 30 cm plads bag stolen.
2. Hver mødedeltager har brug for 60 cm i bredden for at få plads.

Du skal også overveje stolenes design. En stol med armlæn eller krydsfod er ofte bredere end en simpel stol, og derfor kan det være nødvendigt at købe et bredere bord, end du oprindeligt havde planlagt. Udformningen af benene på konferencebordet kan også få dig til at tænke dig om en ekstra gang i nogle tilfælde.

Overvej, om du vil have kabelopbevaring og indbyggede stikkontakter i bordpladen. Med indbygget elektricitet slipper du for at snuble over kabler og håndtere computere, der kører på batteri.

Tip: Hvis du planlægger at holde møder, hvor en person står op og taler foran resten af gruppen, er det praktisk at have et lidt højere bord på siden forrest i lokalet, hvor den person, der taler, kan placere sin computer. Hvorfor ikke et flot barbord?

Bedste konferencestol

Når det gælder konferencestole, har du sikkert allerede opdaget, at der findes et væld af modeller og stilarter. Så hvordan ved du, hvilken konferencestol der er den bedste? Svaret er selvfølgelig, at den bedste konferencestol er den, der passer bedst til dine behov.

• Hvis lokalet skal bruges til mange forskellige formål, hvor der skal flyttes meget rundt, er det godt, hvis stolene kan stables oven på hinanden.
• Til længere møder er det næsten afgørende, at i det mindste stolesædet er polstret for at undgå, at deltagernes ben eller fødder falder i søvn.
• Armlæn kan som nævnt tage lidt mere plads, men har en ret høj komfortfaktor. Mødedeltagerne vil sandsynligvis sætte pris på dette, hvis konferencerne er lange.
• Hvis formålet med konferencerne primært er at opmuntre til dialog mellem deltagerne, udvide relationerne og styrke holdånden, foretrækker mange at sidde på en drejestol. Det giver deltagerne mulighed for nemt at vende sig mod begge bordnaboer og undgå en stiv og unaturlig mødefornemmelse.

Teknisk udstyr i konferencelokalet

At have den rigtige teknologi er afgørende for at levere en vellykket konference. Med det i baghovedet kan du være sikker på, at møderne ikke trækker ud, og at du nemt kan tilslutte computere, videoudstyr, mikrofoner og tilbehør.

Stil dig selv disse spørgsmål, før du planlægger indkøb af teknisk udstyr:

• Skal der laves præsentationer?
• Skal resultater og tal vises på en skærm?
• Er der brug for en projektor?
• Foretrækker nogle mennesker at skrive på et whiteboard?
• Kan de, der sidder længst væk, se, hvad der bliver skrevet?
• Hvilken belysning er der brug for?
• Kan alle høre, hvad der bliver sagt?
• Hvor god er kvaliteten af den luft, vi indånder?

Jo flere svar du har på disse spørgsmål, jo mere vellykket og brugervenligt bliver konferencelokalet.

Dekorer konferencelokalet med lidt ekstra

Sidst, men ikke mindst, hvis du allerede ved, at konferencelokalet skal være fleksibelt, fordi det nogle gange skal bruges til andre ting, er det smart at bruge teknologi, der er let at flytte. Du vil takke dig selv, når du får whiteboards på hjul, rullende opbevaring og andre flytbare møbler.

Derudover bør du gennemgå behovet for belysning, dekorationer, planter, gardiner, tæpper, opbevaring, skærme og lydabsorbenter.

Med dette sagt håber vi virkelig, at du er blevet lidt klogere på, hvordan man indretter et konferencelokale, der passer til netop den virksomhed, du arbejder for.

Hos RAFZ har vi specialiseret os i at optimere kontorplads og skræddersy konferencelokaler til alle typer virksomheder. Vi har kontormøbler i forskellige prisklasser, fra de lidt billigere og enklere til virkelig eksklusive designermøbler – altid i god stand. Hvis du har brug for hjælp til at købe eller sælge konferencemøbler, kan vi skræddersy en løsning, der passer til dig.

Kontakt os på info@rafz.se og skriv, hvad du vil have hjælp til, så finder vi ud af noget sammen.